Comprou o imóvel, pagou, recebeu as chaves e ainda não é o dono. A frase parece exagero, mas descreve a situação de muita gente que fechou negócio e esqueceu a última etapa, que acontece no cartório. Para localizar a serventia certa, uma lista de cartórios por estado ajuda, mas o tema aqui é outro: cartórios e negócios, ou seja, onde o cartório entra na conta de quem toca uma empresa.
O cartório para empresas aparece em três momentos que o dono de uma pequena empresa quase sempre enfrenta: quando compra ou vende um imóvel, quando cobra um cliente que não paga e quando precisa dar validade a um documento.
Escritura e registro: duas etapas, dois cartórios
O Código Civil estabelece que a escritura pública é essencial à validade dos negócios que transferem direitos sobre imóveis de valor superior a 30 vezes o maior salário mínimo do país. Abaixo disso, um contrato particular pode bastar. Acima, a escritura é feita no tabelionato de notas.
Mas a escritura não transfere a propriedade. Pelo artigo 1.245 do mesmo código, a propriedade se transfere pelo registro do título no registro de imóveis. São duas etapas, feitas em dois cartórios diferentes, com custos próprios.
Quem para na escritura continua, perante a lei, sem a propriedade. O vendedor ainda aparece como dono na matrícula, e isso trava financiamento, venda posterior e até a herança do comprador. É o erro mais caro e mais comum do ramo.
Impostos entram antes dos cartórios
Entre a escritura e o registro existe um passo fora do cartório: o imposto de transmissão, o ITBI, cobrado pelo município. Em geral, o cartório exige a guia paga para registrar. O valor depende da alíquota e da base de cálculo definidas pela prefeitura, e por isso muda de cidade para cidade.
A conta completa de uma compra, portanto, soma o preço do imóvel, o ITBI, os emolumentos da escritura e os emolumentos do registro. Os emolumentos são tabelados pelo Tribunal de Justiça de cada estado e costumam crescer com o valor do bem.
Protesto: cobrar sem ir à Justiça
O segundo momento é a cobrança. Duplicata, cheque, nota promissória e outros títulos de dívida podem ser levados a protesto. A Lei 9.492, de 1997, prevê que o tabelião protocola o título, intima o devedor e, se ele não pagar, registra o protesto dentro de três dias úteis contados da protocolização.
Para o credor, o protesto é uma cobrança barata, que não exige processo. Para o devedor, é um constrangimento com efeito imediato no crédito, porque os cartórios de protesto alimentam os cadastros de inadimplência.
Em qualquer lado do balcão, a regra é a mesma: durante o prazo, o devedor pode pagar direto no tabelionato e evitar o registro. Depois do protesto, é preciso pagar e pedir o cancelamento.
Reconhecer firma e registrar documento
O terceiro momento é o mais frequente e o menos lembrado. Contratos de aluguel, procurações, declarações e distratos muitas vezes precisam de reconhecimento de firma para valer perante terceiros, como bancos e órgãos públicos. É um serviço do tabelionato de notas.
Há ainda o registro de títulos e documentos, que dá data certa a um contrato particular e o torna oponível a terceiros. Quem fecha um contrato de prestação de serviço importante e teme discussão futura pode registrá-lo. O custo é baixo perto do risco evitado.
Já o ato constitutivo da empresa segue outro caminho: contrato social de sociedade empresária é registrado na junta comercial, não no cartório. Sociedades simples e associações usam o registro civil de pessoas jurídicas, que fica em cartório. Confundir os dois atrasa a abertura.
Cartórios e negócios: o que entra na conta de uma empresa
Quem abre uma loja, uma clínica ou uma oficina costuma pensar em cartório uma vez, na abertura. Depois se esquece dele até o dia em que precisa de uma firma reconhecida às pressas. O efeito é um calendário mal planejado: as ocasiões em que o cartório aparece são previsíveis, e dá para orçar cada uma.
Na relação entre cartórios e negócios, os custos se dividem em três grupos. O primeiro é o dos atos de patrimônio: escritura e registro de imóveis, que dependem do valor do bem. O segundo é o dos atos de cobrança: protocolo, intimação e cancelamento de protesto. O terceiro é o dos atos de documento: reconhecimento de firma, autenticação, registro de contrato.
Todos têm preço tabelado pelo Tribunal de Justiça do estado. Isso dá previsibilidade, algo raro na rotina de uma empresa pequena.
Quanto tempo cada etapa costuma levar
Nem todo ato é imediato. O reconhecimento de firma sai na hora. A escritura, quando tudo está em ordem, costuma ser lavrada em poucos dias, desde que as certidões estejam prontas. O registro no cartório de imóveis tem prazo legal e pode levar mais tempo se houver exigências.
Quando o cartório faz uma exigência, ele a emite por escrito e o interessado precisa cumpri-la. Uma certidão faltando, uma divergência de nome, um imposto não pago: qualquer um desses itens suspende o processo até ser resolvido. Quem acompanha o andamento sabe o que corrigir. Quem espera sem perguntar perde semanas.
No protesto, o prazo é curto. A lei fala em três dias úteis entre a protocolização e o registro, e esse é o tempo que o devedor tem para pagar sem consequência no cadastro.
Documento digital e cartório
As empresas também se beneficiam da digitalização. Escrituras e procurações podem ser feitas por videoconferência no sistema do notariado, com certificado digital. Para quem administra um negócio com sócios em cidades diferentes, isso poupa uma viagem.
Certidões de imóveis, protestos e registro civil também podem ser pedidas online. A versão digital, emitida com assinatura eletrônica, tem a mesma validade do papel, o que reduz custo e tempo de deslocamento.
Nada disso elimina o cartório. Apenas muda o canal de acesso.
Um checklist para o dono do negócio
Antes de qualquer compra de imóvel, peça a certidão atualizada da matrícula. Antes de assinar contrato importante, avalie se ele precisa de firma reconhecida ou de registro. Antes de conceder prazo a cliente, saiba que o protesto está disponível para o caso de calote.
Depois de cada ato, guarde a certidão ou o comprovante. Em disputas, o papel emitido pelo cartório prova mais do que a memória das partes.
Por fim, escolha o cartório pelo serviço e pela localização, não pelo preço, que é igual em todo o estado.
Quanto custa deixar de fazer
O custo do cartório é visível, aparece em recibo. O custo de pular o cartório é invisível até o dia em que cobra. Um contrato sem firma reconhecida pode ser contestado por terceiros. Uma escritura sem registro não transfere a propriedade. Uma dívida sem protesto perde o apoio de um instrumento que o mercado respeita.
Pequenas empresas costumam adiar essas etapas por falta de caixa no mês, e depois descobrem que o atraso saiu mais caro do que o ato. Planejar o gasto como parte do investimento, e não como surpresa, muda a conta.
Três hábitos que reduzem o prejuízo
O primeiro é pedir a certidão da matrícula antes de fechar qualquer compra de imóvel. Ela mostra o dono, os ônus e as penhoras. O segundo é registrar a escritura logo, sem esperar. O terceiro é acompanhar títulos vencidos e protestar antes que a dívida prescreva.
Nenhum desses hábitos exige advogado em tempo integral. Exige calendário e saber a qual balcão ir. A diferença entre um negócio seguro e um negócio frágil costuma estar em uma ida a mais ao cartório.
Em resumo, cartório é custo e é proteção. Quem trata como burocracia paga depois. Quem trata como etapa do negócio paga antes e dorme melhor.
Imagem: Pixabay