A empresa está fazendo aniversário e os empresários querem fazer um evento que comemora 10 anos em que as portas estão abertas, mas claro, os donos do negócio querem economizar o máximo possível nessa festa, já que melhor que comemorar o tempo de empresa, é fazer isso economizando dinheiro.
Por isso, citamos abaixo, 5 dicas essenciais para reduzir os custos de um evento:
Planejamento
Obviamente essa palavra viria como a primeira dica, já que é disso que estamos falando quando pensamos em realizar qualquer evento: planejar tudo antes.
Devemos fechar contratos com os fornecedores mais baratos, fazer uma lista de convidados e saber antes quantas pessoas vão presenciar o evento.
Devemos também saber o tipo de evento que iremos oferecer: será um workshop, uma palestra de algum convidado ilustre, uma confraternização para comer e beber?
Além disso, devemos saber quem irá organizar todos esses gastos ou nós mesmos conseguiremos administrar tudo isso entrando em contato com todas essas pessoas?
Isso depende do tempo que cada pessoa tem disponível, ou seja, com quantas pessoas conseguimos negociar enquanto continuamos administrando a empresa?
Ou seja, planejamento é achar respostas para todas as perguntas citadas, pois isso que irá garantir a redução dos custos do evento.
Mas calma, vamos ajudar com mais algumas dicas práticas para quem quer produzir um bom evento sem gastar muito.
Alimentação
Uma das principais questões em eventos é a alimentação. E isso depende muito do tipo de evento que vamos oferecer.
Por exemplo, se oferecermos um workshop não precisamos nos preocupar com gastos com alimentação, mas simplesmente reservar espaços para que outras pessoas possam vender seus alimentos dentro do evento.
O mesmo acontece se for uma palestra, pois o mais importante do evento seriam os profissionais que estariam ali e não a alimentação.
Nesses casos, a economia é garantida já que cada pessoa irá pagar o que consumir e, caso não queiram gastar, também terão a palestra ou o workshop para terem mais conhecimento ainda.
Mas, se o evento for uma confraternização, devemos economizar na escolha dos pratos e de quem vai distribuir os alimentos, como garçons e cozinheiros.
Nesse caso, gasta-se mais com alimentação, então os custos devem ser minimizados em shows e outros tipos de atrações do evento.
Pacotes de fornecedores
Para que se reduza os gastos de produção de um evento, é necessário economizar com fornecedores, já que eles são quem vão oferecer todos os produtos que serão oferecidos no evento.
Por exemplo, precisaremos de mesas, cadeiras, luzes, decoração, entre outros produtos que uma empresa tem a oferecer e, sabendo o preço do pacote de cada fornecedor, basta compararmos para ver qual ficaria mais barato, desde que entreguem qualidade em seus serviços, afinal, o evento representará nossa empresa e não a do fornecedor.
A imagem que estará associada ao evento é a nossa, então não podemos também economizar ao extremo e produzir uma confraternização ruim, pois isso será lembrado ao final da festa e será prejudicial à imagem da empresa.
Escolha do local ideal
Ao selecionar o local do evento, devemos levar em conta a proximidade de locais que as pessoas possam encontrar facilmente, como lugares no centro da cidade, por exemplo.
Além disso, o local ideal é aquele que oferece equipamentos de áudio e vídeo bem posicionados, segurança, boa iluminação, garçons educados, entre outros, pois, assim, não iremos gastar muito tempo entrando em contato com cada um desses profissionais que estarão no evento.
A economia de tempo é a que mais reduz os custos, pois o tempo que seria dispensado para contratação de todas essas pessoas, pode estar gerando mais lucro para nossa empresa.
Além disso, esses lugares que já possuem uma infraestrutura completa para eventos costumam ser muito mais econômicos do que se tivéssemos que contratar cada pessoa que trabalhará no evento.
Negociações
E, por último, deixamos o mais importante que é a negociação dos custos.
Quando decidimos fazer um evento precisamos fazer mais de um orçamento, pois outras empresas oferecem, muitas vezes, a mesma qualidade de serviços a um preço menor e somente isso já reduz os custos da festa.
Mas, além de procurar empresas que ofereçam economia, devemos negociar com elas ainda mais redução de custos.
Como assim? Alguns eventos dispensam som e vídeo, então empresas que oferecem esse tipo de serviço e cobram esse custo integrado podem reduzir esse preço, já que não usaremos essa opção.
Outra maneira de negociação acontece quando combinamos a devolução de produtos que não foram usados durante a festa, sem custos.
Ou seja, especificamos no contrato que só pagaremos o que for usado na festa, e, assim, a empresa que fará o evento irá calcular o que será provavelmente feito para a festa para que não haja desperdício nem prejuízo de ambas as partes.
Então, devemos sempre considerar a redução de custos em um evento, pois, apesar de ser uma comemoração, não há motivos para deixar de economizar.